Kebijakan Pengarsipan dan Preservasi Digital

TAUTAN: Jurnal Ilmu-Ilmu Sosial dan Humaniora berkomitmen untuk menjaga ketersediaan, aksesibilitas, integritas, dan pelestarian jangka panjang seluruh konten ilmiah yang diterbitkan. Preservasi digital merupakan bagian penting dari tanggung jawab jurnal dalam menjaga rekam jejak ilmiah yang andal, dapat diakses, dan berkelanjutan.

1. Komitmen terhadap Preservasi Digital

TAUTAN berupaya memastikan bahwa artikel yang telah diterbitkan tetap dapat diakses dalam jangka panjang, termasuk apabila terjadi gangguan teknis, gangguan situs web, perpindahan server, atau perubahan teknologi penerbitan.

Ruang lingkup preservasi jurnal mencakup berkas artikel yang telah diterbitkan, metadata bibliografis, informasi edisi dan volume, materi tambahan, serta rekaman publikasi lain yang relevan sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan sistem.

2. Pencadangan Data Secara Berkala

Pengelola jurnal berupaya melakukan pencadangan (backup) secara berkala terhadap instalasi Open Journal Systems (OJS) dan data publikasi. Apabila telah diterapkan, proses pencadangan dapat mencakup:

• Basis data jurnal;
• Berkas artikel yang telah diterbitkan;
• Metadata bibliografis artikel;
• Informasi edisi dan volume;
• Data konfigurasi jurnal;
• Berkas tambahan yang diunggah; dan
• Rekaman digital lain yang penting bagi penerbitan.

Pencadangan data ditujukan untuk mengurangi risiko kehilangan data secara permanen akibat kerusakan server, kesalahan manusia, insiden keamanan siber, atau permasalahan teknis lain yang tidak terduga. Pengaturan pencadangan disesuaikan dengan infrastruktur teknis dan layanan hosting yang digunakan jurnal.

3. Preservasi melalui Open Journal Systems

TAUTAN menggunakan Open Journal Systems (OJS) sebagai platform pengelolaan dan penerbitan jurnal. Artikel yang telah diterbitkan beserta metadatanya dikelola melalui sistem penerbitan berbasis OJS yang digunakan jurnal.

Pengelola jurnal berupaya menjaga integritas dan aksesibilitas konten yang telah diterbitkan melalui pemeliharaan sistem, pengelolaan data, dan pemeriksaan teknis yang sesuai dengan kebutuhan.

4. PKP Preservation Network

TAUTAN berupaya mendukung preservasi digital jangka panjang melalui fasilitas preservasi yang tersedia pada Open Journal Systems, termasuk PKP Preservation Network (PKP PN), apabila fasilitas tersebut didukung dan dikonfigurasi dengan benar pada sistem jurnal.

Pengelola jurnal akan memeriksa kelayakan, konfigurasi teknis, status pendaftaran, dan status preservasi jurnal sebelum menyatakan bahwa konten telah dilestarikan melalui PKP PN. Pernyataan mengenai keberhasilan preservasi hanya akan disampaikan setelah status terkait dapat diverifikasi.

5. Preservasi DOI dan Metadata

Artikel yang diterbitkan dikelola dengan metadata bibliografis untuk mendukung identifikasi, penelusuran, sitasi, dan pengindeksan. Apabila diberikan, Digital Object Identifier (DOI) digunakan untuk membantu identifikasi persisten dan akses terhadap artikel yang diterbitkan.

Jurnal berupaya menjaga keakuratan metadata artikel, termasuk judul, nama penulis, afiliasi, tanggal publikasi, abstrak, dan informasi referensi sesuai dengan kebutuhan.

Apabila terjadi koreksi, pencabutan artikel (retraction), atau pembaruan pascapublikasi lainnya, rekaman artikel dan metadata terkait akan diperbarui sesuai kebutuhan dan kemampuan teknis untuk menjaga keakuratan serta integritas rekam jejak ilmiah.

6. Preservasi saat Migrasi Sistem

Apabila TAUTAN mengganti penyedia hosting, meningkatkan versi platform penerbitan, atau memindahkan sistem ke platform baru, langkah-langkah yang wajar akan dilakukan untuk menjaga data dan rekaman berikut sesuai dengan kebutuhan:

• Artikel yang telah diterbitkan beserta berkas teks lengkapnya;
• Informasi DOI dan rekaman terkait;
• Metadata bibliografis artikel;
• Rekaman edisi dan volume;
• Informasi penulis dan afiliasi;
• Berkas tambahan; dan
• Data publikasi penting lainnya.

Prosedur migrasi sebaiknya mencakup pencadangan, pemindahan data, dan verifikasi yang memadai untuk meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan konten.

7. Keberlanjutan Akses

Apabila terjadi gangguan sementara pada situs web atau server, pengelola jurnal akan berupaya secara wajar, sesuai dengan kemampuan teknis yang tersedia, untuk memulihkan akses terhadap konten yang telah diterbitkan dengan menggunakan cadangan data yang tersedia atau langkah pemulihan lain yang sesuai.

Artikel yang telah diterbitkan dimaksudkan untuk tetap menjadi bagian dari rekam jejak ilmiah permanen dan tidak seharusnya dihapus semata-mata karena perubahan teknis, administratif, atau platform.

Penghapusan konten yang telah diterbitkan hanya akan dipertimbangkan dalam keadaan luar biasa dan sesuai dengan Kebijakan Koreksi, Pencabutan Artikel, dan Pernyataan Keprihatinan yang berlaku di jurnal.

8. Integritas Berkas Digital

Tim editorial berupaya memantau keterbacaan dan aksesibilitas berkas yang telah diterbitkan serta keakuratan metadata jurnal. Pemeriksaan teknis dapat dilakukan apabila diperlukan atau sebagai bagian dari pemeliharaan rutin jurnal.

Jika diperlukan, berkas digital dapat dialihkan ke format yang sesuai untuk menjaga aksesibilitas, dengan tetap mempertahankan keakuratan dan integritas rekam jejak ilmiah yang telah diterbitkan.

9. Tanggung Jawab Preservasi Digital

Pemimpin Redaksi dan pengelola jurnal bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan dan peninjauan berkala terhadap kebijakan preservasi digital ini, dengan berkoordinasi bersama administrator teknis, penyedia hosting, atau penyedia layanan terkait apabila diperlukan.

Kebijakan ini dapat ditinjau secara berkala dengan mempertimbangkan perkembangan teknologi, kemampuan teknis jurnal, dan praktik yang diakui dalam preservasi digital publikasi ilmiah.